“Cần quà cho 300 người” chưa nói rõ đó là 300 sản phẩm hay 300 bộ quà, mỗi bộ gồm những gì và phải nhận hàng lúc nào. Một mẫu brief đặt quà tặng doanh nghiệp — bản tóm tắt yêu cầu gửi nhà cung cấp — giúp bạn ghi các đầu vào này cùng những điểm còn cần tư vấn.
Bạn có thể gửi yêu cầu khi chưa chọn được sản phẩm. Mẫu dưới đây giúp tách thông tin đã chốt, thông tin dự kiến và phần cần tư vấn; hãy bổ sung các trường theo chương trình của bạn.
Mẫu brief có thể sao chép để gửi yêu cầu báo giá
Với mỗi mục, ghi rõ “đã chốt”, “dự kiến” hoặc “cần tư vấn”. Giữ dòng “chưa chốt” ở phần còn thiếu thay vì để trống; người nhận sẽ biết việc nào cần trao đổi thêm.
Dùng bản văn bản để gửi qua tin nhắn, hoặc bảng để ghi trạng thái từng mục: Tải mẫu TXT · Tải mẫu CSV.
Tiêu đề: Yêu cầu báo giá quà tặng cho [chương trình] — [số phần dự kiến] — cần nhận [ngày/tháng/năm]
Bối cảnh: Quà dành cho [nhóm người nhận], trao trong [dịp/chương trình]. Người nhận dự kiến dùng quà tại [bàn làm việc/ở nhà/khi di chuyển/khác].
Số lượng: [Số] phần quà. Mỗi phần gồm [một sản phẩm/danh sách món/chưa chọn]. Phân nhóm số lượng: [nếu có]. Số dự phòng: [đã nằm trong tổng/chưa tính/chưa chốt].
Ngân sách: [Khoảng dự kiến] cho mỗi phần hoặc [tổng dự kiến] cho toàn chương trình. Hạn mức này cần gồm [sản phẩm/logo/hộp/thiệp/giao hàng/các khoản khác]. Phần chưa rõ: [ghi cụ thể].
Mẫu và yêu cầu: [Mã hoặc link mẫu đang xem/chưa chọn mẫu]. Điều bắt buộc giữ: [công năng, kích thước phù hợp, màu thương hiệu hoặc yêu cầu khác]. Điều có thể thay đổi: [ghi cụ thể].
Logo và nội dung: [Tên tệp/link tệp hiện có/chưa có tệp gốc]. Nội dung cần thể hiện: [logo/thông điệp/tên từng người/khác]. Vị trí mong muốn: [nếu đã có]. Xin tư vấn phần chưa phù hợp với sản phẩm.
Bao bì: [Hộp riêng cho từng phần/túi/thiệp/chưa chốt]. Nếu là bộ nhiều món, cần [đóng chung một hộp/chia riêng/cần đề xuất].
Thời gian: Ngày trao quà [ngày]; ngày cần nhận đủ hàng [ngày]; mốc dự kiến phản hồi nội bộ [ngày]. Xin xác nhận tính khả thi và các đầu vào phải duyệt trước.
Giao nhận: [Một/nhiều] điểm nhận, tại [địa phương/địa chỉ đã chốt]. Số lượng theo điểm [đã có danh sách/chưa chốt]. Điều kiện nhận hàng [nếu có].
Đầu mối và xác nhận: Người trao đổi [thông tin liên hệ công việc]; người xác nhận ngân sách [vai trò]; người duyệt nhận diện [vai trò]. Các mục chưa chốt cần phản hồi trước [mốc dự kiến].
Đề nghị báo giá: Vui lòng mô tả đúng cấu hình, số lượng, phần đã bao gồm/chưa bao gồm, điều kiện tiến độ và hiệu lực đề xuất. Những nội dung chưa đủ căn cứ xin ghi riêng để hai bên xác nhận.
Phiên bản yêu cầu: [Mã/ngày gửi]. Tệp kèm theo: [danh sách]. Điểm thay đổi so với lần trước: [nếu có].
Nếu mới hỏi lần đầu, bạn có thể gửi trước bối cảnh, số phần, ngân sách, ngày cần nhận và địa phương giao hàng. Các trường còn lại ghi “cần tư vấn”, rồi bổ sung vào cùng bản yêu cầu khi có phương án. Đừng gửi một số lượng mới qua tin nhắn mà để bản brief vẫn giữ số cũ.
Ghi số lượng và ngân sách sao cho không hiểu lệch
Đếm theo phần quà giao cho người nhận, rồi mô tả thành phần của mỗi phần. Nếu một bộ có hai món, số người nhận không đồng nghĩa với tổng số sản phẩm cần mua. Với các nhóm dùng mẫu khác nhau, tách từng dòng số lượng để người báo giá không phải đoán tỷ lệ phân bổ.
Ví dụ giả định: có 300 người nhận, mỗi phần gồm một ly và một thiệp. Yêu cầu là 300 phần, tương ứng 300 ly và 300 thiệp trước dự phòng. Nếu thêm dự phòng, cộng vào tổng hoặc ghi dòng riêng, tránh tính hai lần. Đây là ví dụ cách đếm, không phải đơn hàng GiftMore đã thực hiện.
Với ngân sách, điều cần làm rõ là hạn mức bao phủ những gì. “Ngân sách mỗi phần” có thể đang chỉ tiền sản phẩm, trong khi người duyệt lại hiểu là toàn bộ phần quà giao đến địa điểm nhận. Bạn nên ghi phạm vi cùng con số, thay vì đợi tới khi so báo giá mới hỏi về hộp và vận chuyển.
- Nếu có hạn mức tổng, nêu đó là tổng cho hàng hóa hay tổng cho cả chương trình.
- Nếu có hạn mức từng nhóm, ghi riêng nhóm nhận và số phần của nhóm đó.
- Yêu cầu nhà cung cấp chỉ rõ sản phẩm, thể hiện logo, bao bì, vận chuyển và các khoản áp dụng đã nằm trong đề xuất hay chưa.
Khi đã có mẫu đang xem, hãy hỏi giá theo cấu hình và số lượng của chương trình. Bạn có thể tham khảo bảng giá quà tặng doanh nghiệp để xem cách phân nhóm, rồi yêu cầu xác nhận các khoản áp dụng cho đơn cụ thể.
Chưa chọn được mẫu vẫn có thể gửi yêu cầu
Mô tả cách dùng và giới hạn lựa chọn sẽ hữu ích hơn câu “cần quà đẹp, giá tốt”. Chẳng hạn, quà cần nằm gọn trong túi để phát ở sự kiện có bài toán khác quà đặt trên bàn làm việc. Chưa có mẫu cụ thể, bạn vẫn có thể nói rõ sự khác biệt này.
Tách yêu cầu thành ba nhóm để người tư vấn biết phần nào được điều chỉnh:
- Bắt buộc: điều không thể thay, như ngày nhận hàng, số phần theo nhóm hoặc nội dung thương hiệu đã được duyệt.
- Ưu tiên: sở thích cần cân nhắc, như màu hộp, cách đặt logo hoặc một kiểu sản phẩm đang xem.
- Cần đề xuất: phần bạn chưa có cơ sở chọn, như phối bộ hay dùng một món, loại hộp hoặc vị trí nhận diện.
Đừng đưa một sở thích vào nhóm bắt buộc chỉ vì nó xuất hiện trong ảnh tham khảo. Nếu thích cách phối màu nhưng không cần đúng vật phẩm trong ảnh, hãy nói rõ. Người báo giá có thể đề xuất mẫu khác mà vẫn giữ điều bạn thực sự muốn.
Nếu chưa rõ nhu cầu của người nhận, hãy quay lại các bước chọn quà tặng doanh nghiệp trước khi yêu cầu một danh sách mẫu quá rộng. Sau đó, đưa kết quả lựa chọn vào brief thay vì sao chép toàn bộ hướng dẫn chọn quà.
Tách ngày trao quà, ngày nhận hàng và ngày duyệt
Ngày trao quà là lúc chương trình diễn ra; ngày nhận hàng là lúc đơn vị tổ chức cần hàng để kiểm đếm và chuẩn bị. Hai mốc có thể khác nhau. Nếu chỉ gửi ngày sự kiện, nhà cung cấp chưa biết bạn có cần thời gian đóng bộ, chia theo phòng ban hoặc chuyển tới địa điểm khác hay không.
Ghi thêm mốc dự kiến phản hồi nội bộ khi người đặt hàng không trực tiếp duyệt ngân sách hoặc logo. Mốc này là kế hoạch phía bạn, chưa phải xác nhận thời gian sản xuất. Với đơn gấp, nêu điều nào được phép đơn giản hóa, như dùng hộp có sẵn thay hộp riêng, rồi hỏi khả năng thực hiện theo cấu hình cụ thể.
Yêu cầu xác nhận tiến độ phụ thuộc vào việc gì: chốt mẫu, nhận tệp, duyệt thiết kế hay điều kiện khác. Thời gian giới thiệu chung trên website chưa phải lịch giao đã xác nhận cho cấu hình của bạn. Nếu một đầu vào còn chưa chốt, ghi nó cạnh mốc thời gian để hai bên cùng nhìn thấy.
| Mốc | Bạn cần ghi | Phần cần xác nhận |
|---|---|---|
| Ngày cần nhận | Ngày, nơi nhận và thời gian dành cho kiểm đếm, chia quà | Có thể giao đúng cấu hình và lượng vào mốc này không? |
| Ngày trao quà | Ngày chương trình diễn ra, địa điểm trao nếu khác nơi nhận | Còn cần đóng bộ hoặc chuyển tiếp sau khi nhận không? |
| Mốc duyệt nội bộ | Ngày dự kiến phản hồi mẫu, nhận diện hoặc ngân sách | Đầu vào nào phải chốt để bên cung cấp xác nhận lịch? |
Gửi kèm tệp và ghi rõ ai xác nhận phần nào
Đính kèm logo hiện có, link mẫu đang xem và nội dung cần thể hiện; ghi rõ tài liệu nào là yêu cầu, tài liệu nào chỉ để tham khảo. Ảnh chụp một món quà có thể cho thấy bố cục mong muốn nhưng không xác nhận mã hàng, vật liệu hay thông số của sản phẩm sẽ đặt.
Nếu chưa biết yêu cầu kỹ thuật, hãy hỏi đơn vị gia công cần tệp gì. Chưa cần cam kết định dạng, mã màu hoặc kỹ thuật in trước khi được kiểm tra. Nếu muốn ghi tên từng người, nêu số bản nội dung và hỏi cách tiếp nhận danh sách; chưa gửi thông tin cá nhân không cần thiết trong bản hỏi giá.
Đầu mối trao đổi cũng cần biết ai quyết định ngân sách, ai duyệt nhận diện và ai nhận hàng. Một người có thể giữ nhiều vai trò; điều cần rõ là câu trả lời nào đã được người có trách nhiệm xác nhận. Khi có thay đổi, gửi lại bản yêu cầu với phiên bản mới và nêu chính xác mục thay đổi.
Chẳng hạn, nếu đổi từ hộp đơn sang hộp phối bộ, ghi lại yêu cầu bao bì và đề nghị cập nhật phần báo giá liên quan. Đừng coi báo giá của phiên bản trước là vẫn áp dụng cho cấu hình mới chỉ vì số người nhận không đổi.
Đối chiếu câu trả lời trước khi chuyển sang duyệt mẫu
Hai báo giá chỉ dễ đối chiếu khi cùng số phần, cấu hình và phạm vi chi phí. Nếu một phương án đã gồm hộp còn phương án khác chỉ gồm sản phẩm, chênh lệch tổng tiền chưa đủ để chọn phương án rẻ hơn.
Đọc câu trả lời theo chính các trường trong brief, rồi đánh dấu:
- Đã xác nhận: mẫu hoặc cấu hình, số lượng và hạng mục khớp yêu cầu.
- Cần làm rõ: chưa biết loại hộp, vị trí logo, phạm vi giao hàng hoặc phần chi phí đã gồm.
- Cần điều chỉnh: một yêu cầu bắt buộc chưa đáp ứng, hoặc một phương án thay thế cần người phụ trách duyệt lại.
Gom các câu hỏi còn lại vào một lần phản hồi cùng mã phiên bản. Yêu cầu báo giá mới là đầu vào trao đổi; chưa thay cho việc duyệt thiết kế, mẫu thực tế và các thỏa thuận đặt hàng. Sau khi thông tin đã rõ, bạn có thể theo dõi các bước tiếp theo trong quy trình đặt quà tại GiftMore.
Điền phần đã chốt và phần cần tư vấn, rồi gửi bản yêu cầu qua trang liên hệ GiftMore. Kèm link mẫu đang xem và phiên bản yêu cầu để phương án nhận lại trả lời đúng dữ liệu bạn đã gửi.