Một đại lý cử thêm người dự hội nghị chưa chắc cần thêm một phần quà cho đơn vị. Ngược lại, một nhà phân phối có nhiều điểm bán có thể cần nhiều phần nếu chương trình đã xác định tặng theo từng điểm. Chọn quà tặng đại lý và nhà phân phối nên bắt đầu từ đối tượng được nhận và cách tính phần của chương trình, rồi mới chốt mẫu, số lượng và đợt trao.
Bài này dành cho doanh nghiệp chuẩn bị quà tri ân hệ thống phân phối. Cần tách quà cho đơn vị, quà cho người dự và quà giao đại lý để phát tiếp cho khách. Khi ba mục đích bị gộp, tổng hộp có thể đủ nhưng phần quà lại được trao sai hoặc tính hai lần.
Tính phần quà theo đơn vị, người dự hay khách nhận tiếp?
Đơn vị tính phải đi cùng đối tượng hưởng quà. Danh sách đăng ký hội nghị cho biết ai sẽ đến, nhưng chưa thay danh sách đại lý được chương trình tri ân. Hãy ghi mục đích của từng nhóm trước khi cộng số phần:
- Quà cho đơn vị đại lý hoặc nhà phân phối: số phần đi theo đơn vị được duyệt trong chương trình. Người dự có thể là đại diện nhận thay; nhiều người cùng đến không tự làm tăng số phần của đơn vị.
- Quà dành cho người tham dự: số phần đi theo danh sách người thuộc nhóm được nhận. Một đơn vị cử nhiều người có thể có nhiều phần nếu chương trình quy định như vậy.
- Quà giao đại lý để phát tiếp cho khách: cần biết nhóm khách cuối, lượng phân cho điểm và việc theo dõi phát tiếp. Đây là một nhiệm vụ khác với món quà đại lý giữ để dùng hoặc lưu niệm.
Một chương trình có thể có cả quà chung cho người dự và phần ghi nhận riêng cho một số đơn vị. Giữ hai nhóm này riêng trong kế hoạch, kể cả khi người đại diện sẽ cầm cả hai. Ghi rõ người ấy đang nhận phần nào, thay vì dùng một cột “đã nhận quà” cho toàn bộ chương trình.
Nếu chủ đích là quà đại lý phát cho khách của họ, cần thống nhất bên nào xuất hiện trên vật phẩm: doanh nghiệp tổ chức, đại lý hay chương trình chung. Hỏi lại đối tượng cuối trước khi duyệt logo và số lượng. Không dùng nguyên phương án tri ân đơn vị cho một đợt phát quà có mục đích khác.
Nhóm nhận quà đi theo chương trình đã xác nhận
Nhóm đại lý được nhận phải có căn cứ từ kế hoạch của bên tổ chức. Căn cứ đó có thể là phạm vi chương trình, danh sách đơn vị đã duyệt hoặc hình thức ghi nhận đã thống nhất. Giá món quà không tự xác định vị trí của một đại lý trong hệ thống.
Với mỗi nhóm, ghi ai xác nhận, danh sách áp dụng và thời điểm chốt. Nếu chương trình dùng tên nhóm riêng, giữ đúng tên đó trong bản làm việc. Không tự đổi thành “VIP”, “hạng vàng” hoặc “đại lý xuất sắc” chỉ để tiện chọn một bộ quà đắt hơn.
Số phần cần được tính từ danh sách đã duyệt theo cùng đơn vị tính. Những dòng còn chờ xác nhận nên nằm ở phần chờ, có người phụ trách trả lời. Có thể hỏi phương án mẫu cho nhóm dự kiến, nhưng chưa coi số lượng đó là lượng đã chốt để sản xuất hoặc trao.
Nếu bên tổ chức muốn cùng một món quà cho toàn bộ nhóm, giữ cấu hình và thông điệp thống nhất trong phạm vi đó. Nếu có phần ghi nhận khác, ghi rõ phần khác ở vật phẩm, hộp hay nội dung lời cảm ơn. Đừng để khác biệt phát sinh chỉ vì hai người đặt quà gửi hai bản yêu cầu không khớp.
Chương trình có tiêu chí thưởng hoặc ghi nhận riêng cần được bên tổ chức xác nhận trước khi đưa vào thiết kế. GiftMore có thể trao đổi mẫu quà theo yêu cầu đã rõ; tên sản phẩm và ảnh bộ quà không thay cho việc quyết định ai thuộc nhóm nào.
Chọn vật phẩm theo cách dùng sau khi đại lý nhận
Cách dùng giúp rút mẫu sau khi đã xác định nhóm. Bộ sổ và bút có thể được cân nhắc khi người dự cần ghi chép và mang về dùng riêng. Quà để ở điểm bán cần được xét theo chỗ dùng thực tế; quà phát tiếp cho khách lại cần phù hợp người nhận cuối và cách phát của đợt đó.
Ảnh tư liệu bộ sổ, bút và bình cho thấy một cấu hình có nhiều món trong cùng hộp. Khi hỏi mẫu tương tự, ghi rõ toàn bộ bộ quà hay chỉ một vật phẩm, màu nào cần giữ và vị trí nhận diện. Mẫu trong ảnh dùng để đối chiếu hình dáng và cách phối; cấu hình có thể cung ứng cần được xác nhận trong phương án cụ thể.
Nếu dự kiến để quà tại đơn vị, hỏi nơi dùng và người quản lý phần quà. Bộ ly ở phòng tiếp khách cần đủ theo cấu hình đã chọn; một chiếc bình dùng cá nhân lại có tiêu chí khác. Không cần chọn một món trưng bày cho mọi đại lý chỉ vì cùng tham gia chương trình.
Trong ảnh bộ ly, sáu ly nằm trong một cấu hình quà. Sáu vật phẩm không tự có nghĩa là sáu phần quà dành cho sáu đại lý. Nếu mỗi đơn vị nhận một bộ, số bộ và số ly là hai lượng cần ghi riêng. Nếu dự định tách từng ly để phát, phải hỏi lại hộp, cách bảo vệ và nhận diện của từng phần tách ra.
Nhận diện nên được xem trên đúng bề mặt và đầy đủ bộ. Một logo trên nắp hộp chưa cho biết sổ hoặc bình bên trong đã có nội dung phù hợp với chương trình. Với tên đơn vị hay nội dung ghi nhận riêng, chốt bản chữ trước rồi xem mẫu thực tế, không suy từ ảnh một bộ quà đã làm.
Việc cân mức cá nhân hóa và cách trao cho một đối tác cụ thể được trình bày riêng trong hướng dẫn chọn quà đối tác theo quan hệ. Phương án ở đây cần giữ thêm lớp nhóm chương trình và đơn vị tính, để lựa chọn riêng không làm lệch cách phân bổ chung.
Một mã đơn vị có thể nối nhiều người và nhiều đợt
Dùng mã đơn vị để nối phần quà đã được duyệt với người đại diện và lượt trao. Tên người dự, tên cửa hàng và tên doanh nghiệp có thể xuất hiện ở những bảng khác nhau. Cần biết chúng đang chỉ cùng một đơn vị hay các đối tượng khác nhau của chương trình.
Không mặc định một nhà phân phối có nhiều cửa hàng là một hoặc nhiều suất. Bên tổ chức cần xác định đang xét nhà phân phối, từng đại lý hay từng điểm bán. Sau đó, dùng đúng phạm vi đã xác nhận để lập mã và tính số phần; không gộp theo tên gần giống hoặc tự tách theo số người đi dự.
Bảng dưới là ví dụ giả định để đối chiếu đơn vị với người nhận thay. Nó không phải danh sách đại lý hoặc chính sách quà của GiftMore:
| Mã đơn vị | Phần quà đã được duyệt | Người và lượt tiếp nhận |
|---|---|---|
| DL01: quà cho đơn vị | Một bộ sổ, bút và bình theo nhóm đã xác nhận. | Hai người dự, một người nhận thay đơn vị; chưa phát thêm chỉ vì có hai người. |
| DL02: quà cho đơn vị | Một bộ gồm sáu ly; ghi một bộ, không ghi sáu suất. | Đầu mối nhận bộ vào lượt riêng; theo dõi phần này theo DL02. |
| DL03: còn chờ xác nhận | Chưa chốt nhóm và lượng được nhận. | Có tên người đăng ký dự chưa đủ để chuyển dòng này thành đã phân quà. |
Trong bản làm việc, giữ ít nhất mã đơn vị, phạm vi đối tượng, nhóm được duyệt, cấu hình, đơn vị tính và số phần. Nối thêm người nhận thay, lượt trao dự kiến và trạng thái phần còn chờ. Chỉ đưa nội dung cần thiết cho khâu chuẩn bị quà sang bên thực hiện; dữ liệu đánh giá nội bộ của hệ thống đại lý có thể được giữ ở bên tổ chức.
Khi cùng một đơn vị có nhiều phần thuộc các nhóm khác nhau, tách dòng theo nhóm. Khi chia nhận nhiều đợt, theo dõi phần đã trao và phần còn chờ của cùng quyền nhận. Một lượt giao bổ sung không tự tạo thêm một suất của chương trình.
Chỉ chuyển sang bảng chia quà theo điểm nhận và kiện sau khi đã biết phần nào thuộc đơn vị nào. Mã điểm giao giúp vận chuyển đúng nơi; nó không thay việc xác nhận đối tượng được chương trình phân quà.
Đổi người dự hoặc nhận sau thì kiểm lại phần nào?
Đổi người đại diện cần cập nhật người tiếp nhận và nội dung riêng liên quan. Việc này chưa đủ căn cứ để tăng, giảm hoặc chuyển nhóm quà của đơn vị. Nếu chương trình có điều kiện gắn với tham dự, hỏi người phụ trách xác nhận tác động của thay đổi trước khi sửa lượng.
Với đơn vị không dự nhưng vẫn thuộc nhóm được nhận, cách xử lý phần quà cần theo chương trình đã xác nhận. Có thể chuyển sang nhận ở lượt sau nếu bên tổ chức đã thống nhất phương án đó. Ghi phần giữ lại với cùng mã đơn vị và trạng thái chờ trao, tránh vừa phát cho đại diện cũ vừa cộng thêm vào đợt gửi sau.
Nếu chỉ một phần của bộ bị thiếu hoặc cần đổi, ghi đúng vật phẩm và bộ liên quan. Bổ sung một chiếc bút cho bộ đã trao khác với bổ sung một bộ quà mới. Lượng đối chiếu cần giữ cùng đơn vị tính với bản phân bổ, để một việc xử lý thiếu không làm tăng tổng quyền nhận.
Khi chương trình thay danh sách hoặc nhóm sau khi đã chuẩn bị, lưu thay đổi cùng người xác nhận. Nếu hộp hay vật phẩm có tên riêng, đối chiếu lại phần chữ bị ảnh hưởng theo quy trình quản lý nội dung cá nhân hóa. Không lấy bản danh sách mới làm căn cứ phát lại cho toàn bộ đơn vị đã nhận.
Gửi phương án đã phân nhóm để hỏi mẫu và chi phí
Yêu cầu mẫu và chi phí nên tách theo từng nhóm quà đã rõ mục đích. Nhờ vậy, bên tư vấn biết đang đề xuất một bộ cho đơn vị, một phần cho người dự hay lượng quà để điểm bán phát tiếp. Năm đầu vào giúp tránh hiểu lệch:
- Đối tượng và đơn vị tính: đơn vị đại lý, người dự hoặc khách nhận tiếp; bộ, chiếc hay phần đã phối.
- Nhóm và lượng: số đã duyệt, số còn chờ, phạm vi từng nhóm và người xác nhận.
- Cách dùng: mang về cá nhân, dùng ở điểm hay phát tiếp; cấu hình muốn đối chiếu.
- Nhận diện: nội dung chung, nội dung riêng từng đơn vị và phần cần xem trên vật phẩm hoặc hộp.
- Cách trao: tại hội nghị hay lượt khác, người tiếp nhận, ngày cần quà và phần giữ lại.
Khi hỏi báo giá, bổ sung ngân sách, quy cách và các mốc duyệt theo mẫu brief yêu cầu báo giá. Nếu một nhóm chưa chốt lượng, ghi trạng thái đó và hỏi phương án theo phạm vi dự kiến. Không dùng một tổng số người tham dự để thay cho mọi nhóm quà.
Gửi phương án nhóm nhận và cách tính phần tại trang liên hệ GiftMore để trao đổi mẫu phù hợp. Khi nhận đề xuất, đối chiếu cấu hình, đơn vị tính và phạm vi lượng của từng nhóm trước khi chuyển sang duyệt thiết kế.