Quy Trình 6 Bước Đặt Hàng Quà Tặng Số Lượng Lớn Tại GiftMore

Quy trình đặt quà tặng doanh nghiệp tại Giftmore được chuẩn hóa qua 6 bước chuyên nghiệp nhằm loại bỏ hoàn toàn rủi ro về tiến độ, thiết kế và chi phí ẩn. Giải pháp này giúp Quý công ty tiết kiệm tối đa thời gian, dễ dàng kiểm soát ngân sách và hoàn toàn an tâm khi đưa ra quyết định hợp tác.

Hãy cùng Quà Tặng GiftMore tìm hiểu chi tiết từng giai đoạn, từ khâu tư vấn, thiết kế cho đến sản xuất hàng loạt và kiểm duyệt chất lượng.

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu & Tư vấn giải pháp tối ưu

Để đề xuất giải pháp quà tặng phù hợp nhất, GiftMore sẽ bắt đầu bằng việc trao đổi và làm rõ các thông tin cốt lõi của dự án. Việc nắm rõ bối cảnh từ đầu giúp hai bên tiết kiệm tối đa thời gian và tránh các điều chỉnh không cần thiết về sau.

Quý công ty chỉ cần cung cấp một vài thông tin cơ bản:

• Đối tượng nhận quà: Khách hàng VIP, nhân viên, đối tác, trẻ em hay quà tặng đại trà.
• Mục tiêu & Sự kiện: Các dịp tặng quà của doanh nghiệp, cơ quan nhằm tri ân, kỷ niệm thành lập, khuyến mãi, họp lớp – về trường,…
• Ngân sách dự kiến: Khoảng chi phí cho mỗi phần quà.
• Số lượng & Thời gian: Số lượng đặt hàng và ngày cần nhận hàng.

Việc hiểu rõ bối cảnh sự kiện không chỉ giúp chọn đúng món quà mà còn xác định thời điểm và cách trao tặng phù hợp, vốn là những yếu tố cốt lõi trong kinh nghiệp chọn quà doanh nghiệp chuyên nghiệp.

Dựa trên các yếu tố trên, đội ngũ tư vấn sẽ sàng lọc và đề xuất những phương án quà tặng khả thi. Từ đó, các giải pháp được đưa ra sẽ đảm bảo truyền tải đúng thông điệp thương hiệu và tối ưu trong khung ngân sách cho phép.

Bước 2: Lên phương án sản phẩm & Báo giá minh bạch

Sau khi thống nhất phương án, GiftMore sẽ gửi bạn một bản đề xuất chính thức, trong đó mô tả chi tiết từ 2 đến 3 lựa chọn quà tặng khả thi nhất. Mỗi lựa chọn đều đính kèm thông số kỹ thuật cụ thể (chất liệu, kích thước, công nghệ in ấn,…) giúp bộ phận mua hàng dễ dàng so sánh và đánh giá.

Điểm cốt lõi trong quy trình của Quà Tặng GiftMore là sự minh bạch tuyệt đối về chi phí. Để dự trù kinh phí chính xác trước khi bắt đầu quy trình, bạn có thể yêu cầu nhận báo giá chi tiết cho các sản phẩm phổ biến. Dựa trên đó, chúng tôi sẽ bóc tách rành mạch từng hạng mục trong đề xuất chính thức để bạn kiểm soát ngân sách một cách chính xác nhất:

• Chi phí phôi sản phẩm: Đơn giá theo số lượng.
• Chi phí in ấn/khắc laser: Công nghệ, vị trí và màu sắc.
• Chi phí gia công hộp quà: Chất liệu, thiết kế và phụ kiện.
• Chi phí vận chuyển & VAT.

Chúng tôi cam kết không phát sinh bất kỳ chi phí ẩn nào ngoài báo giá đã chốt. Cấu trúc báo giá rõ ràng này giúp người phụ trách dễ dàng tổng hợp, trình duyệt ngân sách và giải trình với cấp trên.

Bước 3: Thiết kế Maket (Demo) & Lên mẫu thực tế

Để đảm bảo thành phẩm cuối cùng chính xác tuyệt đối với kỳ vọng, quy trình thiết kế và duyệt mẫu của GiftMore được thực hiện qua hai giai đoạn rõ ràng:

• Giai đoạn 1 – Duyệt thiết kế (Maket): Đội ngũ thiết kế sẽ mô phỏng logo, hình ảnh và thông điệp của bạn lên file mềm (maket). File này thể hiện chính xác vị trí, tỷ lệ và mã màu in ấn, giúp bạn hình dung trực quan sản phẩm trước khi sản xuất.
• Giai đoạn 2 – Duyệt mẫu thực tế (Sample): Đối với các đơn hàng lớn hoặc có yêu cầu kỹ thuật phức tạp, GiftMore sẽ tiến hành làm 1 mẫu thực tế. Bạn sẽ được trực tiếp kiểm tra chất liệu, màu sắc, độ sắc nét của logo và chất lượng gia công sản phẩm.

Chúng tôi chỉ khởi động sản xuất hàng loạt sau khi nhận được sự xác nhận bằng văn bản của bạn trên bản thiết kế hoặc mẫu thực tế. Việc bỏ qua bước này là một trong những sai lầm cần tránh khi chọn quà tặng doanh nghiệp, vì nó có thể dẫn đến rủi ro về chất lượng thành phẩm. Do đó, quy trình “thấy tận mắt, sờ tận tay” này giúp đảm bảo 100% sự hài lòng cho bạn.

Bước 4: Ký kết hợp đồng & Cam kết pháp lý

Sau khi thống nhất mẫu thực tế, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng thương mại. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để bảo vệ quyền lợi và ngân sách của Quý công ty, đảm bảo mọi cam kết được thực thi chính xác.

• Các điều khoản cốt lõi: Hợp đồng quy định rõ về tiêu chuẩn kỹ thuật, chất liệu sản phẩm, tiến độ giao hàng, chính sách bảo hành và trách nhiệm của mỗi bên.
• Tạm ứng & Thanh toán: Quý công ty sẽ tạm ứng một phần giá trị hợp đồng (thường từ 30-50%) để GiftMore nhập vật tư và triển khai sản xuất. Phần còn lại được thanh toán theo tiến độ thỏa thuận.
• Hồ sơ pháp lý: Chúng tôi cung cấp đầy đủ hợp đồng có dấu mộc, phiếu thu, hóa đơn VAT và các chứng từ liên quan để bộ phận kế toán của bạn thuận tiện hạch toán.

Bước 5: Sản xuất hàng loạt & Kiểm định chất lượng (QC khắt khe)

Ngay sau khi hợp đồng được ký kết, đơn hàng của bạn sẽ được chuyển đến xưởng sản xuất và áp dụng quy trình kiểm soát chất lượng (QC) 3 lớp độc lập:

• Kiểm soát đầu vào: Toàn bộ phôi sản phẩm (ly, sổ, bút,…) được kiểm tra để loại bỏ các sản phẩm lỗi, biến dạng hoặc sai khác chất liệu so với mẫu đã duyệt.
• Giám sát trên chuyền: Kỹ thuật viên giám sát trực tiếp tại xưởng, đảm bảo logo, màu sắc và các chi tiết được gia công đồng đều, chính xác trên toàn bộ lô hàng theo đúng thiết kế.
• Kiểm duyệt thành phẩm: Từng sản phẩm hoàn thiện được kiểm tra thủ công lần cuối. Các sản phẩm có lỗi dù nhỏ nhất (trầy xước, lem màu, in lệch) đều bị loại bỏ ngay lập tức trước khi đóng gói.

Quy trình khép kín này đảm bảo 100% sản phẩm khi đến tay bạn đều đạt chất lượng hoàn hảo như mẫu đã ký duyệt, không có bất kỳ sai sót nào.

Bước 6: Đóng gói chỉn chu, Giao hàng tận nơi & Hậu mãi

Để đảm bảo lô hàng đến tay Quý công ty một cách nguyên vẹn và đúng hẹn, quy trình đóng gói và bàn giao của GiftMore được thực hiện theo các bước thực tế sau:

• Đóng gói chuyên nghiệp: Mỗi sản phẩm được bảo vệ trong hộp quà tặng có khay định hình và lót mút chống sốc. Toàn bộ lô hàng được đóng trong thùng carton cứng cáp, chịu lực tốt, đảm bảo an toàn trong suốt quá trình vận chuyển.
• Giao hàng & Đồng kiểm tận nơi: Đội ngũ GiftMore sẽ giao hàng đến địa chỉ yêu cầu theo đúng tiến độ đã cam kết. Quá trình nghiệm thu được tiến hành minh bạch, đại diện hai bên cùng kiểm tra số lượng và chất lượng thực tế của sản phẩm.
• Hoàn tất thủ tục & Chứng từ: Ngay sau khi bàn giao, chúng tôi sẽ cung cấp đầy đủ biên bản nghiệm thu và xuất hóa đơn VAT điện tử để Quý công ty thuận tiện trong việc quyết toán.
• Chính sách hậu mãi: Mọi sản phẩm đều được áp dụng chính sách bảo hành, đổi trả rõ ràng theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng, mang lại sự an tâm tuyệt đối.

Đảm bảo sản phẩm chất lượng, đóng gói chỉn chu khi đến tay người nhận

Giải đáp thắc mắc thường gặp (FAQ) khi làm việc với nhà cung cấp GiftMore

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách làm việc của GiftMore trước khi hợp tác, chúng tôi đã tổng hợp và trả lời một số câu hỏi thường gặp nhất dưới đây:

Số lượng đặt hàng tối thiểu tại GiftMore là bao nhiêu?

Tùy vào danh mục sản phẩm (ví dụ: bình giữ nhiệt, bộ trà, sạc dự phòng, set quà công nghệ,…), GiftMore sẽ có quy định số lượng tối thiểu khác nhau để đảm bảo chi phí sản xuất và in ấn tối ưu nhất cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, chúng tôi luôn linh hoạt hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ với các gói giải pháp phù hợp. Hãy liên hệ để bộ phận tư vấn báo giá chi tiết theo từng mẫu mã.

Làm một đơn hàng số lượng lớn mất bao lâu?

Thời gian sản xuất được tính từ lúc bạn duyệt xong thiết kế và đặt cọc. Tốc độ nhanh hay chậm sẽ phụ thuộc vào độ phức tạp của sản phẩm:

• Chỉ từ 5 – 7 ngày: Đối với các sản phẩm gốm sứ in logo (cốc sứ, bát đĩa, bộ trà, lọ hoa,…).
• Từ 7 – 15 ngày: Đối với các sản phẩm cần gia công nhiều công đoạn như ô dù, áo mưa, sổ da…

Nếu bạn cần hàng gấp cho sự kiện đột xuất, hãy báo ngay cho GiftMore mốc thời gian bạn cần. Chúng tôi có thể sắp xếp dây chuyền sản xuất ưu tiên để kịp tiến độ mà vẫn đảm bảo chất lượng.

GiftMore có làm sản phẩm mẫu để xem trước không?

Chắc chắn CÓ. Với các đơn hàng lớn, làm mẫu là bước bắt buộc trong quy trình. Bạn sẽ được cầm tận tay sản phẩm mẫu để kiểm tra chất liệu, màu sắc logo, chất lượng in,… trước khi chúng tôi sản xuất hàng loạt. Chỉ khi bạn thực sự hài lòng và ký duyệt, nhà máy mới bắt đầu chạy đơn hàng.

Chính sách xử lý hàng lỗi, không đúng mẫu như thế nào?

Nếu sản phẩm giao đến tay bạn bị lỗi do sản xuất, hoặc không giống như mẫu bạn đã duyệt, GiftMore cam kết 1 đổi 1 hoặc hoàn tiền 100% cho những sản phẩm đó. Mọi thủ tục đều được xử lý nhanh gọn để không làm ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn.

GiftMore có giao hàng đến nhiều chi nhánh trên toàn quốc không?

Có. Nếu công ty bạn có nhiều chi nhánh, chúng tôi sẽ hỗ trợ chia nhỏ đơn hàng và gửi đến từng địa chỉ theo yêu cầu. Hàng hóa đi tỉnh luôn được đóng gói cẩn thận với xốp chống sốc và màng bọc để đảm bảo an toàn, nguyên vẹn khi đến tay người nhận.

Quy trình 6 bước rõ ràng này giúp bạn kiểm soát mọi thứ, từ thiết kế, chất lượng đến tiến độ, đảm bảo kế hoạch tặng quà của bạn diễn ra suôn sẻ. Hãy liên hệ ngay với đội ngũ của GiftMore qua hotline để chia sẻ yêu cầu, chúng tôi luôn sẵn sàng cùng bạn tạo nên một dự án quà tặng thành công.